Décompte fin de concert merch : compter, vérifier la caisse et régler la salle sans dispute à minuit

« Combien en avez-vous vendu ? » En fin de soirée, le régisseur de la salle pose toujours la même question. Si personne n'a compté le stock avant les portes, la réponse est une estimation, et la part de la salle devient une dispute.

L'enjeu est concret. Dans l'exemple fictif de cet article, la salle prend 15 % : 516 € si l'on calcule sur le hors taxes, 619,20 € sur le TTC. Le calcul des ventes, lui, tient en une ligne : unités vendues = stock de départ + réassorts − stock de fin − articles offerts ou abîmés. Cet article applique cette formule à un exemple complet, compare le résultat à l'argent encaissé (carte et espèces), puis détaille la feuille de décompte que vous et la salle signez en fin de soirée.

En bref : comptez le stock avant les portes (count-in) et après le concert (count-out). La différence, corrigée des réassorts et des articles offerts ou abîmés, donne les unités vendues. Multipliez-les par les prix et comparez le résultat à l'argent encaissé (carte + espèces), appliquez la part de la salle prévue au contrat, puis signez une feuille dont chacun garde un exemplaire.

Qu'est-ce que le count-in et le count-out ?

Avant les portes, vous comptez tout, article par article, taille par taille : c'est le count-in. Le concert fini et le stand fermé, vous recomptez : c'est le count-out. Tout ce qui a quitté le stand entre les deux a été vendu, offert, cassé ou perdu.

La méthode vient des salles anglo-saxonnes. Selon KQED, au Fillmore de San Francisco, les artistes comptaient leurs t-shirts et leurs disques à l'arrivée puis à la fin du concert, pour que la salle calcule les recettes de la soirée et sa part. En France, on l'applique dès que la salle prélève un pourcentage ou qu'un tiers doit être payé : société de merch, label, auteur d'un visuel.

Comment calculer les unités vendues ?

Une seule formule, appliquée ligne par ligne à chaque référence (produit, taille, coloris) :

• Unités vendues = count-in + réassorts en cours de soirée − count-out − articles offerts ou abîmés.

Exemple, t-shirt taille M : 40 au count-in, 10 ajoutés à l'entracte, 12 au count-out, 2 offerts à l'équipe, 1 taché. Résultat : 40 + 10 − 12 − 2 − 1 = 35 unités vendues.

Deux règles séparent un chiffre qui tient d'un chiffre contesté :

• Comptez par référence, jamais « en tas » : un écart de 3 sur un total de 200 t-shirts ne dit rien, un écart de 3 sur la taille M dit où chercher.

• Notez chaque article offert ou abîmé sur une ligne dédiée, avec le motif (artiste, technicien, défaut). Ces lignes protègent le vendeur lors de la discussion avec la salle.

À quoi ressemble un décompte complet ? Un exemple fictif

Exemple fictif : une salle de 600 places, un groupe en tournée, quatre produits. Prix TTC : t-shirt 30 €, sweat 55 €, vinyle 28 €, affiche 15 €.

• T-shirt S : 20 au count-in, 8 au count-out → 12 vendus.

• T-shirt M : 40 au count-in, 10 de réassort à l'entracte, 12 au count-out, 2 offerts, 1 taché → 35 vendus.

• T-shirt L : 40 au count-in, 14 au count-out, 1 offert → 25 vendus.

• T-shirt XL : 20 au count-in, 9 au count-out → 11 vendus.

• Sweat M : 15 au count-in, 9 au count-out → 6 vendus.

• Sweat L : 15 au count-in, 7 au count-out, 1 offert → 7 vendus.

• Vinyle : 60 au count-in, 31 au count-out, 2 offerts à l'artiste, 1 voilé → 26 vendus.

• Affiche : 50 au count-in, 33 au count-out, 2 pliées → 15 vendues.

Le chiffre d'affaires théorique se calcule par produit :

• T-shirts : (12 + 35 + 25 + 11) = 83 unités × 30 € = 2 490 €.

• Sweats : (6 + 7) = 13 unités × 55 € = 715 €.

• Vinyles : 26 × 28 € = 728 €.

• Affiches : 15 × 15 € = 225 €.

• Total théorique : 4 158 €.

Sur la feuille, les offerts (6 articles) et les abîmés (4 articles) apparaissent à part : ils sortent du stock sans entrer en caisse, et l'artiste ou la salle peut les contrôler.

La caisse donne : 3 205 € en carte, remboursements déduits ; 1 073 € dans le tiroir, dont 150 € de fond de caisse, soit 923 € d'espèces encaissées. Total encaissé : 3 205 + 923 = 4 128 €. L'écart est de 4 158 − 4 128 = 30 €, le prix exact d'un t-shirt. Le plus probable : un t-shirt parti sans être payé ni noté, cadeau oublié ou vente non encaissée. Ces 30 € se notent sur la feuille avec cette explication. On ne les « corrige » pas.

La part de la salle suit ensuite le contrat. À 15 % du hors taxes encaissé : 4 128 € / 1,2 = 3 440 € hors taxes, soit 516 € pour la salle. Sur la base TTC, la même part serait de 619,20 €. Cette différence de 103,20 € se négocie avant la date, pas à minuit.

Comment vérifier que le décompte correspond à la caisse ?

Multipliez les unités vendues par les prix : vous obtenez le chiffre d'affaires théorique. La caisse vous donne le chiffre d'affaires encaissé. Les deux doivent se rejoindre à quelques euros près.

• Carte : prenez le total du terminal de paiement ou de l'application d'encaissement, remboursements déduits. Ce montant ne se discute pas, il est horodaté.

• Espèces : comptez le tiroir-caisse et retirez le fond de caisse de départ. Comptez devant un témoin, billets et pièces.

• Total encaissé = carte + espèces comptées − fond de caisse.

• Écart = chiffre d'affaires théorique − total encaissé.

Un repère pratique : un écart inférieur à 0,5 % du chiffre d'affaires théorique (environ 20 € sur 4 158 €) s'explique presque toujours par des erreurs de rendu de monnaie. Au-delà, cherchez.

Que faire quand le décompte et la caisse ne correspondent pas ?

Cherchez dans cet ordre, du plus probable au moins probable :

1. Recomptez les références concernées, pas tout le stand. Si l'écart vaut un multiple d'un prix (30 € = un t-shirt, 55 € = un sweat), commencez par ce produit.

2. Relisez les lignes offerts et abîmés : un article offert sans note ressemble à une vente manquante.

3. Vérifiez les réassorts : un carton ajouté à l'entracte mais absent de la feuille crée un écart énorme en valeur.

4. Contrôlez le total carte : un remboursement non déduit ou un paiement refusé compté comme réussi fausse le résultat.

5. Recomptez les espèces devant un témoin, en vérifiant que le fond de caisse a bien été retiré.

6. Notez l'écart restant sur la feuille, avec votre explication la plus probable, puis signez.

Attention : ne modifiez jamais un comptage pour que les chiffres tombent juste. Un écart expliqué se défend, un chiffre arrangé non.

Comment organiser le comptage à deux, et combien de temps cela prend-il ?

Comptez à deux : l'un lit à voix haute, l'autre note, et chaque ligne est contrôlée deux fois. Au count-out, échangez les rôles : celui qui lisait au count-in tient le stylo.

Ordre de grandeur pour une petite salle de 400 places et une dizaine de références : 10 à 15 minutes avant les portes, 15 à 20 minutes après le concert, tiroir inclus. À 30 références ou avec plusieurs stands, doublez. Finissez avant que la salle ferme les accès : le count-out se fait stand fermé, avant le début du démontage.

Dans une grande salle, la maison envoie souvent son propre responsable. Tant mieux : il compte avec vous et signe, donc plus rien à contester. Une première partie qui vend sur le même stand a sa propre feuille.

Comment gérer les tailles et les variantes ?

Un t-shirt noir en M et un t-shirt noir en L, ce sont deux lignes. Un blanc en M, une troisième. Une référence, c'est un produit, une taille, un coloris.

• Rangez par référence avant de compter : une pile de M noirs, une pile de L noirs, etc. Un comptage sur un tas mélangé se refait.

• Étiquetez les cartons avec la quantité initiale : le count-in se vérifie en un coup d'œil.

• Notez les échanges de taille : si un client rend un L contre un M, le stock bouge sans vente. Écrivez-le (un L entre, un M sort), sinon les deux lignes sont fausses.

• Pensez aux bundles : un pack t-shirt + vinyle consomme un article de chaque référence. Calculez les unités sur les références, jamais sur le pack.

Comment compter un festival de plusieurs jours ?

Sur un festival de 3 jours, comptez à l'ouverture et à la fermeture de chaque journée. Le count-out du soir devient le count-in du lendemain, à condition que le stock reste sous clé ou scellé : sinon, recomptez le matin et notez la différence.

• Un décompte par jour et par stand : un écart de 20 € le vendredi se retrouve ; un écart de 60 € découvert le dimanche sur trois jours, non.

• Les transferts entre stands s'écrivent comme une sortie sur un stand et une entrée sur l'autre : les deux lignes s'annulent, et le stock total reste juste.

• Les réassorts du camion se pointent à l'arrivée, avec le bon de livraison, avant de rejoindre le stand.

• La part de la salle ou de l'organisateur se calcule sur le total des trois jours, mais se contrôle jour par jour. Pour aller plus loin sur le stock, voir notre article sur la gestion des stocks de merch en festival.

Comment calculer la part de la salle ?

La part de la salle ne s'invente pas à la fin du concert : elle se fixe avant la date, par écrit (contrat, fiche technique ou échange de mails). En France, la salle prend soit un pourcentage, soit un forfait (droits de salle) ; notre article sur la commission salle explique comment les comparer. Aux États-Unis, selon KQED, les salles prélèvent couramment 15 à 35 % des ventes.

Quatre points à fixer avant le concert :

• Le taux : en pourcentage des ventes, ou forfait. Écrivez le chiffre exact.

• La base de calcul : hors taxes ou toutes taxes comprises. Sur 1 000 € TTC avec 20 % de TVA, la base hors taxes est de 833 €. À 15 %, la différence se chiffre : 125 € contre 150 €. Précisez aussi si les frais de carte bancaire sont déduits avant calcul.

• Les articles concernés : tout le merch, ou certains produits seulement. Disques, produits d'un tiers et articles offerts sont parfois exclus.

• Le moment et le moyen du paiement : virement après la soirée, ou déduction sur place en espèces. Un virement tardif doit avoir une date limite écrite.

Que doit contenir la feuille de décompte, et qui la signe ?

Le décompte est signé par un représentant de l'équipe de tournée (tour manager, responsable merch, vendeur) et un représentant de la salle (régisseur, responsable bar ou accueil). Chacun repart avec un exemplaire, papier ou PDF.

La feuille de décompte contient, dans cet ordre :

• L'en-tête : date, salle, nom de l'artiste ou de la société de merch, noms des deux personnes qui ont compté.

• Le tableau par référence : produit, taille, coloris, prix unitaire, count-in, réassorts, count-out, offerts, abîmés, unités vendues, montant.

• Les mouvements hors vente : offerts et abîmés détaillés, avec nom ou motif.

• Les encaissements : total carte (remboursements déduits), espèces comptées, fond de caisse, total encaissé.

• L'écart : chiffre d'affaires théorique, total encaissé, différence et explication.

• La part de la salle : taux ou forfait, base (HT ou TTC), montant dû, moyen et date de paiement.

• La clôture : heure, signatures des deux parties.

Avec une application de vente, les ventes et le stock théorique sont tenus au fil de la soirée : le comptage physique ne sert plus qu'à repérer les écarts. Yaarz gère la clôture de caisse et les droits de salle payés (espèces ou virement) en tournée, et les salles en mode concession signent le décompte à l'écran. Pour l'encaissement lui-même, voir Tap to Pay sur iPhone au stand merch.

Checklist : le décompte, étape par étape

Avant la date :

• Faire écrire le taux, la base (HT ou TTC) et les articles concernés dans le contrat ou un échange de mails.

• Demander qui, côté salle, signera le décompte.

Avant les portes :

• Compter le stock à deux, référence par référence, et noter le count-in.

• Préparer un fond de caisse connu et noté.

Pendant la soirée :

• Noter chaque réassort avec l'heure.

• Noter chaque article offert ou abîmé, avec le motif.

Après le concert :

• Fermer le stand et compter le stock restant : le count-out.

• Appliquer la formule et obtenir les unités vendues par référence.

• Relever le total carte et compter les espèces devant un témoin.

• Comparer théorique et encaissé, expliquer l'écart.

• Calculer la part de la salle avec le taux et la base convenus.

• Signer, photographier la feuille, chacun garde un exemplaire.

Les huit erreurs qui gâchent un décompte

• Négocier la part après le concert : sans accord écrit, le taux devient une dispute à minuit.

• Oublier le count-in : sans point de départ, aucun calcul n'est possible, et le stock « théorique » n'est qu'une estimation.

• Compter en tas : un total par produit cache l'erreur de taille. Comptez par référence.

• Ne pas noter les cadeaux : chaque t-shirt offert sans trace devient un écart, donc un soupçon.

• Oublier les réassorts de l'entracte : c'est l'erreur qui pèse le plus en valeur, un carton de 10 vaut 300 € de t-shirts.

• Mélanger le fond de caisse et les ventes : un tiroir compté sans retirer le fond gonfle les ventes d'espèces.

• Compter seul, ou tard : un comptage fait seul à 1 h du matin se refait. Gardez une personne de plus et finissez avant le démontage.

• Ajuster pour que ça tombe juste : un écart expliqué se défend. Un chiffre arrangé détruit la confiance de toute la feuille.

À lire aussi : Gestion des stocks de merch en festival et Panier moyen et CA par tête : mesurer la performance de vos ventes de merch.

Sur le même sujet : la commission de salle sur le merch et le prix du merch en concert.